コミュニケーションスキルを上げよう、社会人の基本マナー一覧

2021年06月25日公開

社会人として、仕事をしていると「コミュニケーションスキルをもっと上げたい」と感じる場面に度々出会います。職場内の人間関係を良好に保ち、円滑にコミュニケーションをとるには、ビジネスの基本マナーは欠かせません。

今回の記事では

・コミュニケーションの基本になる挨拶
・敬語の種類と間違えやすい言葉
・ビジネスの4つの基本マナー

など、ビジネスにおける行動をマナーの面から説明していきます。普段、何気なくしている挨拶やマナー、あなたは本当にできていますか？見直してみたら「マナー違反だった！」なんてこともあるかもしれません。正しいマナーを学び、社会人として恥ずかしくないマナーを身につけましょう。

挨拶

挨拶はコミュニケーションの基本です。新しい環境にいち早く馴染むためには、自分から挨拶を発することが不可欠です。特に朝の挨拶を明るくハッキリと発することで、職場全体の雰囲気が明るくなり、気持ちよく1日のスタートがきれます。

朝に限らず職場ですれ違ったときや、得意先に訪問したとき、退社するときなど、挨拶を交わす場面は想像するより多いものです。

特に新人のうちは、元気に自分から挨拶をするクセをつけましょう。職場の人の名前も憶えやすくなりますし、挨拶された側もあなたの名前を憶えてくれます。そして、なにより印象がよくなります。

コミュニケーションスキルをアップさせるために、まずは挨拶から始めてみてください。
普段なら話さない人にも「おはようございます！」と自分から声をかけてみましょう。思わぬところから話が広がるかもしれませんよ。

敬語

学生から社会人になり、仕事自体はこなせるようになっても、言葉遣いは学生時代のまま正しい敬語が使えない人は少なくありません。社会人になると、上司や同僚、取引先の担当者など、職場によってさまざまな人と接する機会が増えます。接する人によって、敬語を使い分けなくてはならない場面も増えてくるでしょう。

敬語には尊敬語・謙譲語・丁寧語の3つの種類があり、使う相手によって使用方法も異なります。

・尊敬語：相手を立てることで、相手に敬意を表す
・謙譲語：自分を下げることで、相手を立てる、相手に敬意を表す
・丁寧語：表現を丁寧にした言葉

丁寧にしようと間違えた言葉遣いをしている場面もよく見かけます。間違えやすい言葉遣いをまとめましたので、自分の敬語が間違っていないかチェックしてみてください。

・よろしかったでしょうか
現在のことを確認しているのに、過去形になってしまっています。
「よろしいでしょうか」が正しい表現です。

・了解しました
「了解」を目上の人に使用するのは失礼です。
「かしこまりました」か「承知しました」などの謙譲語を使用しましょう。

・お送りさせていただきます
「いただく」と「お～する」は二重敬語になり、逆に失礼な印象を与えてしまうことがあります。「お送りいたします」と敬語表現はひとつにしましょう。

・お伝えします
電話の受け答えのときに使ってしまいがちな表現ですが、立てなければならないのは、電話をしてきた社外の人になります。社外の人を立てるために謙譲語である「申し伝えます」と答えるのが正解です。

・ご苦労様です
目上の人が目下の人に使用する表現であるため、偉そうな印象を与えてしまいます。同僚や上司に使用するのは不適切です。社内であれば「お疲れ様です」と表現するようにすれば、角が立ちません。

・基本マナー
ビジネスの基本マナーは社会人として働いていく上で基礎となり、あなたイメージを印象づけるものです。ここでは、社会人のビジネス行動である、

・電話対応
・ビジネスメール作成
・名刺交換
・ビジネス文書作成

以上4つの基本マナーについて、解説していきます。

電話対応のマナー

電話対応は会社のイメージを左右する重要な仕事です。新しい職場に就いたとき、新人として1番最初に任せられる仕事が、電話対応であることも多いのではないでしょうか。

若い年代の人たちは電話に慣れておらず、電話に必要以上に緊張してしまうという話も聞きます。落ち着いて相手の用件を聞き取り、上司や先輩に正確に取次ぎをしましょう。

＜電話対応時のポイント＞
・3コール以内に電話に出る
・最初に自分の会社名を名乗る
・相手の用件はメモをとる（相手の会社名と担当者名は必須）
・確認したいことがあるときは保留ボタンを押し、保留が30秒以上になりそうなときは折り返す
・折り返す場合は、相手の連絡先電話番号を忘れずに聞く

ビジネスメールのマナー

社会人になると、1日に何通もメールのやり取りをすることになります。もし、件名も内容もよく分からないメールを送信しまうと、ほかのメールに埋もれ、読まれることなく放置されてしまうこともよくあることです。

件名には一目見て、誰から、なんの用件なのかが分かるように入力し、本文も分かりやすくまとめる必要があります。

＜ビジネスメール作成時のポイント＞
・件名には社名、氏名、用件の要約、重要度などを入れる
・本文の1行目に宛名を入れる（相手の社名、部署、氏名）
・「お世話になっております」と最初に挨拶を述べる
・用件は5W3Hを意識して簡潔にまとめる（いつ、どこで、だれが、なにを、なぜ、どうやって、いくらで、どれくらい）

名刺交換のマナー

ビジネスの場で、最初に取引先と顔を合わすときに行う名刺交換。ただ名刺を渡せばいいだけではなく、名刺交換にもルールがあります。ルールを無視した渡し方をすると、最初から「常識のない人」というレッテルを貼られかねません。適切な名刺交換のルールを把握し、相手に失礼のない対応をするようにしましょう。

＜名刺交換時のポイント＞
・営業活動をする側から先に名刺を差し出す
・名刺を差し出す際は、社名、部署、氏名を名乗り、軽くお辞儀をしつつ差し出す
・相手の名刺を受け取るときは、「頂戴します」と言いながら、両手で受け取る
・相手の名刺の社名や氏名などの情報に指がかからないように受け取る
・受け取った名刺はすぐにしまわず、自分から見て左側に置くのが一般的。名刺入れの上に置いておくのがベスト

ビジネス文書作成のマナー

ビジネス文書作成の目的は「伝達」と「記録」です。「正確で誰が見ても分かること」がビジネス文書の基本になります。またビジネス文書には、社内の連絡用に作成する「社内文書」と社外の連絡用に作成する「社外文書」の2種類があります。

＜社内文書作成時のポイント＞
・簡潔、正確、迅速な文書作成が求められる
・結論を最初に述べ、情報の伝達をスピーディにする
・挨拶や敬語は最小限に留める
・5W3Hで情報に抜けがないか確認する

＜社外文書作成時のポイント＞
・会社を代表として作成するため、社内文書より丁寧かつ礼儀を重んじた文章が求められる
・適切な敬称を使用する（御社、弊社など）
・断り状や弁解状を作成するときは、時候の挨拶や一言述べた後に結論を述べたほうが、相手の反発を招きにくい文章になる